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Facebook Workplace: qué es y para qué sirve esta herramienta para empresas

Facebook Workplace: qué es y para qué sirve esta herramienta para empresas

Lectura: 5 min | 6 Sep 18

Autor: Alex Serrano

Agilizar la comunicación interna y aumentar la productividad son dos de los objetivos prioritarios de cualquier empresa, algo en ocasiones difícil de conseguir. Facebook, consciente de este problema, creó una solución para solución: Facebook Workplace. ¿Quieres saber cómo resulta útil esta herramienta para tu negocio? ¡Te lo contamos!

El correo electrónico siempre ha sido la herramienta de trabajo por excelencia, tanto para comunicación con personas fuera de la empresa como internamente. Es cierto que en ocasiones el email puede hacer que se pierda cierto tiempo de trabajo. Afortunadamente Internet pone a disposición de las empresas múltiples soluciones para agilizar procesos y aumentar la productividad, como estas apps que ya te recomendamos. Una de esas herramientas que hacen que la productividad de tu empresa pueda aumentar es Facebook Workplace. De la que hoy te vamos a hablar y enseñar cómo funciona.

Facebook Workplace para empresas: Qué es y para qué sirve

El año pasado Facebook lanzó una herramienta llamada Facebook WorkPlace con el objetivo de facilitar la comunicación interna dentro de las empresas, ahorrando tiempo, aunando todos los mensajes en un solo lugar, equipos y miembros de las organizaciones.

Es una versión de Facebook privada para empresas que ya utilizan más de 30.000 compañías, según el propio Facebook. Tiene la misma interfaz, el funcionamiento es muy parecido pero tiene un uso interno y puramente profesional.

Eso sí, funciona de forma independiente a Facebook. Aunque un usuario puede acceder a Workplace con el mismo nombre y apellidos que a la red social. La web es distinta, de esta forma se consigue separar Workplace de la parte más ‘social’ de Facebook. Nadie tiene por qué tener acceso a la información personal de Facebook de un empleado, por lo que se separa del todo la parte personal con la profesional.
Es decir, no es necesario disponer de una cuenta personal en Facebook para acceder a Workplace.

Facebook también es consciente de que los datos y archivos de una empresa son muy delicados. Por ello hace mucho hincapié en la seguridad de esta plataforma y cuenta con las mejores medidas de seguridad para que los datos de una empresa estén 100% seguros.

El usuario puede acceder a través de navegador y también podrá hacerlo a través de Smartphone o Tablet. Existe una app solo para Facebook Workplace en iOS y Android.

Por un lado, podríamos decir que Workplace es un herramienta de colaboración entre miembros, empleados o departamentos de una empresa. Lo es, pero también es muchas más cosas. Además de servir para realizar comunicaciones a los miembros de una empresa, de forma interna, puede ayudar a una comunicación individualizada mediante el chat en tiempo real, reuniones o llamadas entre personas o grupos. También permite compartir archivos entre miembros de Facebook Workplace.

Todas estas funciones permiten ahorrar tiempo creando campañas de comunicación interna. Se pueden crear publicaciones que verán todos los miembros de un Workplace, ya que se trata de un feed de noticias, similar al de Facebook, en el que aparecen todas las publicaciones que realizan los usuarios.

También ahorra tiempo en el envío de correos electrónicos entre empleados. Así como el envío de archivos. Workplace, mediante su chat interno permite todo esto. Además aumenta su capacidad gracias a las integraciones de herramientas como Dropbox, OneDrive o G-Suite. Y por si fuera poco, el chat de Facebook Workplace también admite la creación de chatbots, para agilizar todavía mas las comunicaciones con la empresa.

Facebook Workplace

Para que los empleados puedan enterarse de todo y no se pierdan nada, tienen la opción de crear notificaciones. De esta forma que cuando se publique algo en el feed, sean avisados.

También pueden elegir a ciertos compañeros de trabajo para crear su red de contactos dentro de Workplace. Esto puede ser muy útil en empresas grandes con distintos departamentos. Los empleados se pueden unir por departamentos dentro del mismo Facebook Workplace.

Cómo funciona Facebook Workplace

Si quieres empezar a utilizar Facebook Workplace en tu empresa lo primero que deberías hacer es darte de alta. Como he comentado antes, el acceso es independiente al de Facebook. Necesitarás un correo de empresa. No podrás registrarte con un Gmail, Hotmail, Yahoo!, etc.

Una vez estás dentro verás que la interfaz es muy parecida a la de Facebook. Y no solo eso. El funcionamiento es muy similar, tanto a la hora de publicar como de iniciar chats o invitar a usuarios. Esto último es lo que deberías hacer si has dado de alto el Workplace, invitar a otros miembros de la empresa.

Verás en la barra lateral una opción que te permite invitar a más gente. Puedes hacerlo de varias formas, generando una URL para compartir, enviando invitaciones a través de Google Suite o subiendo un archivo con los correos de esos miembros de la compañía.

Las demás opciones que verás son el chat, pudiendo abrir conversaciones con usuarios que ya están en tu Facebook Workplace. De la misma forma que en Facebook tendrás la opción de publicar en el feed de noticias, subiendo enlaces, fotos, vídeos, archivos y etiquetando a compañeros de trabajo.

Configuración Facebook Workplace: chat

Como puede que al principio estés un poco perdido y no sepas qué tipo de publicaciones debes hacer, Facebook te da ideas desde el propio Workplace. Por ejemplo, próximas reuniones, eventos, notas de una reunión, noticias del sector, presentaciones, etc.

Un empleado que ve la publicación, puede guardarla para leerla más tarde o simplemente por tenerla siempre a mano.

Otra ventaja que tiene Workplace y que sobre todo, afecta a empresas con sedes y empleados repartidos por el mundo, es la traducción automática e instantánea. Si un usuario publica en el feed en inglés, Facebook creará otra versión de esa publicación traducida al idioma en el que tenga configurado el usuario su acceso a Workplace.

Cuánto cuesta Facebook Workplace

Esta herramienta de Facebook tiene una versión gratuita y una versión de pago. La versión gratuita también llamada Workplace Standard por la que nunca vas a pagar tiene todas las funciones de publicaciones, chats, subida de archivos, grupos, etc.

La versión Premium además de incluir todo esto te da funciones avanzadas como la creación de chatbots, integración con herramientas externas, uso de la API para configuraciones e integraciones personalizadas, análisis de datos y una muy importante, la moderación de las publicaciones que se suben al feed. La moderación en la versión gratuita la hace el propio Facebook con sus políticas.

Para acceder a la versión Premium de Workplace una empresa debe pagar por cada empleado de forma mensual.

En el caso de que antes de contratar Workplace Premium quieras probarlo, Facebook facilita una prueba gratuita durante 90 días. Y para probarla puedes registrarte aquí.

¿Qué te parece esta herramienta de Facebook? Sin duda puede ayudar a las empresas mejorar su comunicación, la productividad de los empleados y a tenerlo todo centralizado. Es una gran alternativa a herramientas como Slack. La ventaja que tiene Facebook Workplace es que su curva de aprendizaje es prácticamente nula. Esto es porque se usa igual que Facebook y su interfaz es idéntica, siendo Workplace completamente independiente de la red social.

Anímate, ya sabes que puedes probarla sin compromiso.

Autor

Alex Serrano

Consultor de Marketing Online y Posicionamiento Web. Es profesor en el Máster de Marketing Digital de Aula CM, especializado en SEO y Google Analytics. Da vida a su blog en alexserrano.es desde hace más de 6 años.

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