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Ahorra tiempo con herramientas de gestión de tareas y agenda

Ahorra tiempo con herramientas de gestión de tareas y agenda. ¿Cuál te conviene? [Comparativa]

Lectura: 5 min | 6 Feb 17

Hoy en día tienes muchísimas facilidades para que todas tus tareas estén ordenadas en los distintos dispositivos que utilizas. Para uso personal, para equipos de trabajo, para autónomos… Estas herramientas de gestión de tareas y de agenda están pensadas para cualquier perfil que quiera ser efectivo en su trabajo, que no se te olvide nada y llegues a todas las entregas.

Hemos analizado 4 herramientas de gestión de tareas que mejores opiniones reciben y que puedes utilizar prácticamente desde cualquier dispositivo: Todoist, Wunderlist, Any Do y Evernote. Las comparamos y te contamos qué puede hacer cada una para que elijas la mejor y por supuesto siempre con la opción de elegir entre plan gratuito o plan premium.

Todoist

Lo mejor de Todoist sin duda es su interfaz. Es sencilla, muy limpia y prácticamente es idéntica en todos los dispositivos. Ocurre lo mismo con sus funciones, tanto en el plan gratuito como en el Premium, son las mismas según el dispositivo desde el que te conectes.

Se ejecuta y funciona muy rápida, y te permite utilizarla sin conexión para comprobar y gestionar las tareas que tienes pendientes.

Todas las tareas que creas en Todoist puedes repartirlas entre distintos usuarios, establecer prioridades por colores y fechas límite, crear notificaciones cuando alguien realice cambios y comentarlas. Además, para conseguir una mejor gestión de las tareas, Todoist tiene una función muy acertada: puedes realizar un seguimiento de las tareas mediante Todoist Karma.

Otra función muy útil de Todoist es la posibilidad de dividir tareas o proyectos muy grandes en subtareas o subproyectos, de esta forma es mucho más fácil delegar y organizar equipos.

El “pero” que podríamos sacarle a esta herramienta de gestión de tareas es que muchas de las mejores funciones o que consideramos básicas solo se encuentran en el plan Premium, como recordatorios, etiquetas, filtros de correo electrónico o los archivos adjuntos. A su favor: es la que tiene el plan más económico.

Si necesitas una app de este tipo para gestión de equipos esto te interesa: el plan free de Todoist te permite crear máximo 80 proyectos con hasta 5 miembros por proyecto. Mientras que con el Premium podrás crear hasta 200 proyectos e incluir en cada uno de ellos 25 personas.

Todoist está disponible en versión web, Windows, MacOS, Chromebook, en dispositivos iOS, Android y Windows Phone. Además cuenta con extensión para Google Chrome, Firefox y Safari.

El plan de pago de Todoist te permite crear etiquetas, filtros, subir archivos adjuntos hasta 20MB, grabación de voz, recordatorios por correo, da plantillas de proyectos y copias de seguridad automáticas.

Wunderlist

De inicio podríamos decir que es la más completa, tanto en el plan gratuito como en el plan de pago. Pero antes de tomar una decisión, sigue leyendo para conocer todo lo que ofrece.

Además de ser muy completa está disponible en muchísimos dispositivos, incluso para smartwatch y Kindle Fire.

La gran diferencia que aporta Wunderlist es que la mayoría de las funciones que ofrece están en el plan gratuito, siendo este muy parecido a los planes de pago de otras apps. El plan Premium de Wunderlist está enfocado sobre todo para empresas por sus grandes prestaciones.

Wunderlist es muy intuitiva y sencilla de utilizar a pesar de ser la más compleja en cuanto a funciones y posibilidades. Vas a tener todas las tareas sincronizadas entre tus dispositivos de forma casi instantánea, puedes establecer una tarea como prioritaria con solo pulsar en la ‘estrella’ de la tarea y puedes organizar las tareas por carpetas, listas, listas inteligentes, estrellas y hashtags. Estos últimos son muy útiles, pues puedes establecer hashtags en tareas y luego filtrar por dichas etiquetas, de esta forma encontrarás las tareas relacionadas, por ejemplo, por temática, similar al uso de este elemento en Twitter.

A diferencia de Todoist, permite añadir archivos adjuntos (incluso desde Dropbox) a las tareas, además de los comentarios y los miembros.

Algo muy útil que tiene Wunderlist es una barra de progreso que va avanzando en función de las subtareas que van realizándose de la tarea principal.

Para los más despistados, se pueden sincronizar las tareas de Wunderlist con el calendario que utilices.

Si se le pudiera poner alguna desventaja, se podría decir que su versión web no es tan rápida como en otros dispositivos.

Wunderlist está disponible en versión web, Windows, Mac (OS), Chromebook, en dispositivos iOS, Android, Windows Phone y Kindle Fire. Además cuenta con extensión para Google Chrome, Firefox y Safari.

El plan Premium de Wunderlist ofrece subtareas ilimitadas, archivos adjuntos sin límite de MB, colaboraciones ilimitadas y hasta 30 fondos para personalizar tus tareas.

Any Do

Esta herramienta de gestión de tareas es una de las más famosas y más utilizadas. No es de extrañar si lo que busca la gente es una app de este tipo con muchas funciones.

Quizás no sea tan completa como Wunderlist ni tan intuitiva como Todoist, pero su diseño y funciones básicas hacen de Any Do una gran opción.

Si hablamos de las funciones de Any Do en su versión gratuita podríamos decir que se encuentra un paso por encima de Todoist pero por debajo de Wunderlist. Eso sí, da un salto de calidad cuando se trata del plan Premium, aunque para un uso personal es suficiente la cuenta gratis.

Any Do también permite crear listas de tareas, incluir notas, comentarios, archivos adjuntos de hasta 1.5MB, grabación de voz, subtareas, fechas de vencimiento de las tareas, recordatorios push e incluir colaboradores.

Como en Wunderlist, también puedes hacer una tarea de alta prioridad rápidamente solo con pulsar en la estrella.

Una de las desventajas más relevantes de Any Do es que su versión web no tiene tan buen rendimiento como la app en distintos dispositivos. Además, muchas opciones, quizás demasiadas, están ocultas y para llegar a ellas hay que realizar varios movimientos y esto es un inconveniente cuando se quiere aumentar la productividad.

Any Do solo está disponible en versión web, MacOS, Chromebook, en dispositivos iOS y Android.

El plan Premium de Any Do te permite adjuntar archivos en las tareas de hasta 100MB, añadir tareas recurrentes, alertas, colaboraciones ilimitadas y múltiples temas.

Evernote

Evernote es otra de las grandes apps para gestión de tareas, probablemente una de las más utilizadas en el mundo. En los últimos meses se ha visto algo cuestionada por una limitación en su cuenta gratuita y que ahora es un principal desventaja respecto al resto: a pesar de que está disponible para muchos dispositivos solo se puede sincronizar en dos.

Por lo demás, este gestor de tareas es muy intuitivo, la sincronización entre dispositivos es muy rápida y tiene una función que la hace distinta, se llama WorkChat y, como puedes intuir, es un chat pensado para grupo de trabajo.

En Evernote también puedes etiquetar notas, crear libretas con tareas, compartir notas con otros usuarios, capturar webs e imágenes de webs para guardarlas en notas con Evernote Web Clipper, grabación de notas de voz, alertas…

El uso de Evernote en cualquiera de los dispositivos para los que está disponible es muy parecido, tanto en funciones y diseño como en fluidez.

La versión Premium de esta app incluye la posibilidad de cargar hasta 10GB en archivos al mes, sincronizar todos los dispositivos, acceso a las tareas sin conexión a internet, atención al cliente por correo y chat, reenviar correos electrónicos a Evernote, buscar textos en PDF y Office, escanear tarjetas de visita…

Evernote está disponible en versión web, Windows, MacOS, Chromebook, en dispositivos iOS, Android, Windows Phone y Kindle Fire. Además cuenta con extensión para Google Chrome, Firefox y Safari.

Como conclusión podríamos decir que Any Do y Todoist están más enfocadas al uso personal, sobre todo si tenemos en cuenta los planes gratuitos -Any Do es más completa- y también para pequeñas empresas y autónomos. Para grandes empresas Wunderlist y Evernote nos han parecido las mejores opciones.

Nosotros hemos hecho la comparativa, ahora te toca elegir a ti.

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