[wpdreams_ajaxsearchlite]
Herramientas de gestión de proyectos Trello, Asana y Redbooth

3 herramientas gratuitas para gestionar proyectos de manera eficaz

Lectura: 6 min | 30 May 17

Las empresas buscan soluciones para aumentar la productividad y hacer más eficiente el trabajo en equipo. Analizamos 3 herramientas gratuitas para gestionar proyectos que harán que te olvides del correo electrónico.

Ya te hablamos de algunas herramientas tipo To Do que te ayudaban a gestionar las listas de tareas. Ahora vamos a ayudarte a elegir entre herramientas de gestión de equipos y proyectos: Trello, Asana y Redbooth. Hemos preparado una comparativa y analizado cada una ellas para que puedas decidir cuál es la que mejor se adapta a tu negocio y día a día.

Comparativa entre 3 herramientas de gestión de proyectos

Trello

Trello goza de gran popularidad entre las empresas gracias a sus sencillez y su facilidad para organizar equipos. Además, la cantidad de integraciones que permite la hacen una de las opciones más completas para gestionar proyectos.

Trello es una herramienta para uso personal o profesional que permite la creación de tareas en tableros. Estas tareas o notas quedan organizadas en vertical por orden de inclusión, aunque pueden reordenarse como quieras.

Las tareas y notas que se crean se incluyen dentro de Listas y éstas a su vez, dentro de Proyectos o tableros. En cada tarea se pueden asignar tantos usuarios como quieras, puedes añadir archivos adjuntos, notas dentro de las tareas, mencionar a otros usuarios (@usuario), dar formato a los textos con negrita, cursiva…, puedes incluir avisos, etiquetas de colores, checklist y fecha de vencimiento de esa tarea. Esto último, las fechas de vencimiento, sirven para avisar por correo electrónico a los usuarios que tienen asignada esta tarea.

Trello, una herramienta muy popular de gestión de proyectos y equipos

El sistema de Trello permite ver todas las tareas que hay creadas dentro de un tablero o incluso todos los proyectos de un vistazo, gracias a la sencillez en su diseño y funcionamiento.

  • Nos gusta
    Sin duda, su principal ventaja es su versión gratuita, ya que permite añadir a tantos usuarios como queramos a una tarea y la creación de tableros, listas, tarjetas y archivos adjuntos son ilimitadas. Su funcionamiento es muy sencillo y su interfaz intuitiva. Algo que también ayuda mucho en la gestión de equipos son los cambios en tiempo real, es decir, cualquier cambio que haga un miembro aparecerá de inmediato en las cuentas de otros miembros.
  • Necesita mejorar
    Quizás lo que más se echa de menos es un calendario en el que se vean todas las tareas con fecha de vencimiento. Tampoco se pueden exportar tareas en la versión gratuita, no tiene chat entre los miembros aunque sí se puede integrar con Slack.

¿En qué dispositivos puedes utilizar Trello? Puedes utilizar Trello en navegador, para móvil en iOS y Android, también mediante extensión para Google Chrome y para otros navegadores como Safari y Firefox, aunque no son extensiones oficiales.
Trello se integra con otras muchas plataformas, entre las que destacan Slack, Gmail, Google Drive, Dropbox y Microsoft Tems.

Asana

Esta herramienta de gestión de equipos y proyectos es una de las más utilizadas en pequeñas y medianas empresas. Su popularidad aumenta con cada nueva función que presenta, funciones que la hacen ser una de las mejores opciones para organizar y gestionar equipos de trabajo.

Con Asana vas a poder crear tareas y asignarlas a otros miembros de equipo, además podrás incluirlas en proyectos concretos, crear subtareas, fechas de vencimiento, añadir etiquetas o adjuntar archivos. También puedes crear equipos independientes con un máximo de 15 miembros en la versión gratis. Estos miembros pueden comunicarse entre ellos a través de un chat integrado y ver todas las tareas asignadas, vencidas y realizadas en un calendario, una de las ventajas de esta herramienta.

Asana, herramienta de gestión de proyectos y equipos orientada a las Pymes

Por otro lado, Asana te permite crear Proyectos concretos en los que también puedes incluir a otros miembros, ver el progreso, la lista de tareas, un calendario con todo lo añadido y el chat, además de todos los archivos que se hayan subido al proyecto.

Todas las tareas, proyectos y equipos que creas en Asana pueden sincronizarse con el correo electrónico con el que te hayas registrado en la plataforma, así no te pierdes nada aunque no entres a Asana.

  • Nos gusta
    Uno de las principales ventajas de Asana es que en su versión gratuita nos permite utilizar una gran cantidad de opciones. Su calendario es otro de sus puntos fuertes, pues te permite ver todo lo que se presenta en el próximo mes de un vistazo. También destacan los atajos de teclado que te hacen su uso más cómodo y rápido, su integración con el correo electrónico y la oportunidad de invitar hasta 15 miembros por equipo.
  • Necesita mejorar
    A pesar de que a primera vista su interfaz es bastante minimalista y cuidada, quizás tenga demasiados elementos, lo que dificulta al principio entender su funcionamiento. Es una herramienta muy completa con una gran cantidad de funciones, sin embargo este es el motivo por el cual su curva de aprendizaje es lenta. Otro contra es que por el momento no tiene versión en español.

¿En qué dispositivos puedes utilizar Asana? Por el momento puedes utilizar Asana en versión web, iOS, Android, mediante extensión para Google Chrome. Además existen extensiones para otros navegadores como Safari y Firefox, aunque no son oficiales.
Asana se integra con otras muchas plataformas, entre las que destacan Slack, Gmail, Google Drive, Dropbox y Microsoft Teams y en el caso de que vengas utilizando Trello, también da la opción de sincronizar ambas herramientas.

Redbooth

Esta herramienta de gestión es muy similar a Trello, al menos recuerda su forma de presentar las notas y proyectos, en vertical, aunque cuenta con funciones distintas.

Principalmente, Redbooth (antes Teambox) está formada por 3 grandes funciones: Dashboard, Espacios de trabajo e Informes.

En el primero de ellos vas a tener recogidas todas las tareas que hayas creado o tengas asignadas como miembro. Cada una de esas tareas irá acompañada por sus miembros, la fecha de entrega y el proyecto en el que se integra.

Dentro de los distintos espacios de trabajo encontrarás aquellos proyectos que hayas creado con sus correspondientes tareas. En cada tarea podrás añadir los miembros que deben realizarla, asignar esa tarea a una lista nueva o existente, asignarle una fecha de vencimiento o marcarla como urgente, añadir descripciones y archivos adjuntos. A diferencia de Trello, Redbooth si muestra un calendario con las tareas por miembro y espacio de trabajo.

Redbooth, herramienta de gestión

Otra gran función de Redbooth es su pestaña ‘Informes’. Aquí puedes obtener informes de rendimiento y productividad, relacionados con las tareas por usuario, el volumen de trabajo o por las tarea de cada espacio.

  • Nos gusta
    Es una herramienta muy sencilla de utilizar, está en castellano y su interfaz es simple. Tiene la función de calendario, tan útil en estos casos, así como la posibilidad de generar informes para controlar el nivel de productividad de los equipos. Cabe destacar también la posibilidad de crear conversaciones ilimitadas incluso en el plan gratuito.
  • Necesita mejorar
    Solo puedes crear 5 espacios de trabajo y subir hasta un máximo de 2GB en archivos, algo que se queda un poco corto comparado con Trello y Asana.

¿En qué dispositivos puedes utilizar Redbooth? Redbooth está disponible en versión web, smartphones iOS y Android, también en extensión para Google Chrome y para otros navegadores como Safari y Firefox, aunque no son complementos oficiales. Redbooth se integra con otras plataformas como Slack, Gmail, Drive o Evernote.

Estas 3 herramientas ayudan a mejorar la productividad y la eficiencia en una empresa. Quizá el mayor control puedas tenerlo con Asana pero su funcionamiento es algo más complicado que el de Trello y Redbooth. Trello cuenta con mejores funciones en su versión gratuita pero carece de un calendario en una vista, algo que sí incluye Redbooth. ¿Cuál es la que necesita tu negocio?

Suscríbete a nuestra Newsletter y recibe los artículos en tu email.